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Junio 2010 |
Elabore un plan de
acción y ejecútelo.
En muchas ocasiones es extremadamente complicado mantener la operación
de un negocio y además planear su crecimiento, incluso la solución de
las situaciones se da conforme éstas se presentan, lo que conlleva a
estar apagando fuegos y no poder atacar la raíz de los problemas.
Una situación repetitiva, como por ejemplo la entrega tardía de
mercancía o la falta del reporte de ventas a tiempo, puede ser
solucionada en el momento pero requiere de un análisis y plantación para
deshacernos de ella definitivamente.
La forma más sencilla de solucionar de raíz problemas prioritarios para
la organización o la empresa, considerando como prioritarios aquellos
que afectan los resultados, es simplemente dividirlo en pedazos, lo cual
puede ser diseñado en un pequeño formato de plan de acción que elabore
el equipo ejecutivo de la empresa.
Primero que nada dicho plan de acción debe tener un objetivo claro,
conciso y medible, no podemos iniciar un plan de acción si no sabemos lo
que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo. Por ejemplo, un objetivo
relativo a las quejas de los clientes puede ser: disminución del 50% de
las quejas mensuales por entregas tardías entre el mes de Abril y el mes
de Junio del 2003.
A partir de este punto se deben especificar las estrategias que se
seguirán para lograr dicho objetivo. Las estrategias muestran en forma
general lo que se está planeando hacer, sin que se especifique
exactamente lo que se va a realizar. Estas estrategias deben mostrar el
camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de
acción.
Después de esto se deben plantear los pasos a seguir o tareas de cada
una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más
específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.
Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de
finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de
acción una gráfica de Gantt para tal propósito.
Por último, en la parte de planeación, se deben asignar los responsables
de cada tarea, quienes preferentemente deben ser quienes están
involucrados en la elaboración del plan de acción.
Con todos estos elementos se procede a la ejecución del plan de acción,
por lo que cada responsable ya sabe las tareas que debe llevar a cabo
para cumplir las estrategias planteadas y lograr el objetivo final del
plan de acción.
Es aquí donde el seguimiento toma una gran importancia, puesto que al
tener datos tan específicos de las actividades y tiempos, se hace
necesario tener reuniones de evaluación, quizá en la misma área de
trabajo en lugar de una junta aparte, para supervisar los avances de
cada una de las tareas, hacer anotaciones y definir lo que ya se ha
cumplido, lo que hace falta y lo que requiere una segunda evaluación
para corregir el rumbo. Esto facilita darse cuenta de las necesidades
insatisfechas para el cumplimiento de las tareas y permite la corrección
para que no se vea afectado el objetivo en las fechas planeadas.
Una sección en el mismo plan de acción con las fechas de revisión y
supervisión que indique el avance en porcentaje y algunos comentarios
puede ser de gran ayuda para el análisis y para la evaluación final.
Una vez cumplidos los plazos se debe realizar una revisión a conciencia
y real del logro o no del objetivo, plantearse nuevos retos o buscar
cumplir los ya establecidos. También sirve como reafirmación del
compromiso de continuar con el nivel alcanzado hasta ese momento.
Quizá no sea tan sencillo elaborar un plan de acción porque debemos
pensar en cada detalle pero es una tarea necesaria en cualquier empresa
competitiva hoy en día, tampoco todas las situaciones en nuestras
empresas requieren un plan de acción minucioso, es por ello que hablamos
de prioridades en un principio de este artículo.
Por último si lo que falta es tiempo para desarrollar sus planes de
acción que le permitan mejorar las ventas, conocer los resultados de su
empresa, tener la información contable a tiempo, disminuir sus costos o
reducir la rotación de personal, por citar unos pocos ejemplos; entonces
no sólo requiere administrar su empresa sino también su tiempo, siendo
este un tema aparte que trataremos en otro artículo.
Recuerde que los pasos de un plan de acción efectivo son muy sencillos:
-
Objetivo claro, conciso
y medible
-
Estrategias que reflejen
el camino a seguir para lograr el objetivo
-
Tareas que describan los
pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias
-
Tiempos reales de
cumplimiento en inicio y fin de cada tarea
-
Responsables directos de
cada tarea
-
Seguimiento constante y
evaluación de cumplimiento
-
Evaluación final para
replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro
Un plan de acción nos
permite organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones
prioritarias que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad..
Fuente:
http://www.degerencia.com/articulo/elabore_un_plan_de_accion_y_ejecutelo
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